Vanliga risker
Hur risker uppstår vid systeminköp
Innan vi dyker in i lösningarna är det viktigt att förstå de vanligaste riskerna.
- Brist på tydliga krav – Företag som inte vet exakt vad de behöver riskerar att köpa ett system som inte löser deras problem.
- Felaktigt val av leverantör – Att välja en leverantör utan att grundligt utvärdera deras förmåga kan leda till oväntade kostnader och förseningar.
- Teknisk oförenlighet – Ett nytt system måste integreras med befintliga verktyg och processer, annars kan det skapa fler problem än det löser.
- Dolda kostnader – Utan en tydlig kravspecifikation kan tilläggskostnader dyka upp under implementationen.
- Internt motstånd – Om personalen inte är involverad eller utbildad i tid kan förändringen mötas med motstånd.
Lösning
Oberoende kunskap och noggranna förberedelser
Genom att arbeta strategiskt och med rätt stöd kan dessa risker minimeras. Här är tre nyckelområden att fokusera på:
1. Säkra oberoende rådgivning
Att ha en oberoende expert vid sin sida kan göra hela skillnaden. Dessa experter har ingen koppling till systemleverantörer och kan ge objektiva råd om vad som faktiskt passar företaget bäst.
- Strategisk utvärdering – Börja med att utvärdera om typen av system är rätt både idag och stämmer med den strategiska affärsplanen över en 5års period.
- Riskanalys – Med erfarenhet från tidigare projekt kan en rådgivare identifiera potentiella utmaningar och hjälpa till att undvika dem.
- Stöd vid kravställning – En rådgivare ser till att kravspecifikationen är komplett och tydlig, vilket minskar risken för missförstånd under upphandlingen.
- Utvärdering av leverantörer – Oberoende experter kan hjälpa till att granska leverantörers erbjudanden och jämföra dem utifrån företagets behov.
2. Gör en grundlig förstudie
En förstudie är en avgörande del av förberedelserna. Den hjälper företaget att kartlägga sina behov och identifiera vilka funktioner och krav det nya systemet måste uppfylla.
- Kartlägg verksamhetens behov – Börja med att identifiera vad som fungerar och vad som behöver förbättras.
- Definiera krav och mål – Skapa en tydlig kravspecifikation som omfattar både tekniska och användarmässiga behov.
- Involvera interna intressenter – Alla som kommer att påverkas av systemet bör vara delaktiga i processen för att säkerställa att deras behov tas i beaktande.
3. Planera implementationen noggrant
När valet av system är klart är det viktigt att genomföra en smidig implementation. Här handlar det om att följa en tydlig plan och säkerställa att alla är förberedda på förändringen.
- Skapa en detaljerad tidsplan – Definiera milstolpar och ansvariga för varje steg i processen.
- Utbilda personalen – Se till att användarna får rätt utbildning för att använda det nya systemet effektivt.
- Testa och utvärdera – Testa systemet i liten skala innan full implementering för att identifiera och åtgärda eventuella problem.
Förbered rätt
Förstudie och rådgivning ger flera fördelar
Att lägga tid på förstudie och rådgivning ger flera fördelar.
- Minskad osäkerhet – Företaget får en tydlig bild av vad som krävs och vilka lösningar som är bäst.
- Högre ROI -Ett välvalt system som implementeras korrekt ger snabbare och större affärsnytta.
- Bättre samarbete – Genom att involvera alla relevanta intressenter från början minskas interna konflikter och motstånd.
Slutsats
Rätt förberedelser
Att köpa ett nytt digitalt system behöver inte vara en källa till oro. Med rätt oberoende kunskap och noggranna förberedelser kan företag undvika vanliga risker och istället fokusera på att dra nytta av sitt nya verktyg.
Vill ni veta mer om hur rätt rådgivning och förberedelser kan hjälpa er? Kontakta oss idag för att diskutera hur ni kan optimera processen – från behovsanalys till start av implementation.